iDynamics SII - Tipos de identificación
La mayoría de documentos a enviar a la agencia tributaria incluyen un bloque de Contraparte, en el que se indican los datos del proveedor (cuando se trata de una compra) o del cliente (cuando se trata de una venta).
Dado que este bloque, y la validación del NIF indicado en él, es uno de los puntos que más errores de validación puede provocar al enviar los datos a la plataforma del SII, este documento pretende documentar y aclarar a qué se corresponden los distintos tipos de identificación que la agencia tributaria permite, además de resolver las dudas más frecuentes.
Identificación asignada por omisión
Cuando iDynamics SII crea un mensaje en la cola de salida, utiliza la siguiente lógica para decidir el tipo de identificación asignada, en función del NIF especificado en la ficha del cliente/proveedor, o en la factura de venta/compra:
- Si el país asociado al cliente/proveedor está en blanco o es el indicado en información de empresa, el tipo de identificación asignada es “NIF Español”.
- Si el código de país asociado al cliente/proveedor tiene un código de país europeo en la tabla de países, y el NIF especificado comienza por las dos letras de su código de país, se asignará “NIF Europeo (02)”.
- Si el código de país asociado al cliente/proveedor tiene un código de país europeo en la tabla de países, pero el NIF especificado no comienza por las dos letras de su código de país, se asignará “Doc. emitido por país de residencia (04)”¹.
- Si el código de país es GB, y el NIF comienza por "XI", se aplicará el protocolo de Irlanda del norte y se tratará como "NIF Europeo (02)".
- Si no se cumple ninguna de las condiciones anteriores, se asigna “Otro documento probatorio (06)”.
Además, en este último caso, si se trata de un cliente o proveedor sin NIF especificado en su ficha, se indicará su número de teléfono como dato identificativo.
¹ Hay una excepción a este caso: para los clientes que tengan a sus proveedores y clientes dados de alta con un NIF que no incluye el prefijo correspondiente a su país, se puede usar la opción de "*NIF Europeo: Siempre" en la página de configuración del SII. Si esta opción esta activa, iDynamics SII concatenará el prefijo de país al NIF y lo tratará como "NIF Europeo (02)".
Para casos particulares, en las cabeceras de documentos de venta y compra existe un campo Tipo de identificación que le permite desactivar este cálculo automático y especificar el tipo de identificación que desea que aplique a la factura o abono.
Tipos de identificación
NIF Español
La agencia tributaria validará (sólo en producción) que el nombre de la empresa o persona coincidan con el del NIF especificado. El algoritmo que aplican para ello intenta dar un margen de error (ej. ausencia del segundo apellido, abreviación del nombre), pero, oficialmente, se debe indicar el nombre en formato "APELLIDOS NOMBRE", sin signos de puntuación (aunque hemos verificado que actualmente el servicio no tiene problemas en aceptar una coma entre los apellidos y el nombre).
En caso de que el NIF corresponda a una persona física que, por algún motivo, no exista dentro del censo de la agencia tributaria, habrá que usar el tipo "NIF no censado (07)", tras hacer un primer intento de envío.
NIF Europeo (02)
Este tipo es equivalente al "02 - NIF-IVA" de la agencia tributaria, y corresponde a identificadores de IVA de clientes europeos.
La agencia tributaria primero comprobará que el formato sea válido (dos letras del país + identificador), y a continuación comprobará que efectivamente corresponda a una empresa existente.
Pasaporte (03)
El número de pasaporte.
En estos momentos no hemos recibido ninguna incidencia ni tenemos información de ninguna particularidad que afecte a este caso.
Documento oficial expedido por el país de residencia (04)
A efectos prácticos este tipo permite enviar cualquier identificador, ya que la agencia tributaria realizará ninguna validación sobre él. A usar cuando tengamos el NIF, o equivalente, de un país de fuera de la UE, o los datos de un cliente/proveedor de la UE que no tenga registrado un identificador de IVA europeo.
Certificado de residencia (05)
El identificador de certificado de residencia.
En estos momentos no hemos recibido ninguna incidencia ni tenemos información de ninguna particularidad que afecte a este caso.
Otro documento probatorio (06)
Es en cierta manera equivalente al 04 (la agencia tributaria no lo va a validar), pero se usa cuando no tenemos ningún tipo de identificador equivalente al NIF español. Por ejemplo, este caso nos permitiría indicar el número de teléfono de la empresa a la que estamos comprando.
NIF no censado (07)
Este caso es muy particular, pensado para casos en los que un NIF español no está aún en el censo de la agencia tributaria. Para usar esta opción, la agencia tributaria indica que primero habrá que intentar enviar el documento indicando que es un NIF español y, en caso de error porque el NIF no existe, enviarlo con un 07 (el documento se aceptará provisionalmente con errores).
Código de país
El código de país es obligatorio en todos los tipos de identificación excepto "NIF Español". iDynamics SII usará el campo Código ISO del país asignado al cliente/proveedor.
Si el país tiene, además, asignado un valor en el campo "Código de país UE", se asumirá que la identificación del cliente será "NIF europeo". En caso contrario, se tratará como "NIF Español" si el código de país está en blanco o coincide con el indicado en la información de la empresa, y como "Otro documento probatorio (06)" en cualquier otro caso.
Contraparte en importaciones
Un detalle importante a tener en cuenta, ya que ha causado confusión en algunos clientes: en el caso de importaciones desde fuera de la UE (tipo F5, con datos de DUA especificados), y según la documentación de la agencia tributaria, lo correcto es indicar los datos de la propia empresa compradora como contraparte.