Gestión de entradas y salidas desde ventas/compras
Escenario
Este es el caso que aplica a clientes que únicamente quieren controlar el stock total de cada producto en el almacén, pero no desean llevar un control sobre su ubicación concreta.
Este escenario es también el más habitual para clientes que trabajan con números de serie o lote, y cuya necesidad principal es agilizar la entrada de stock, mediante la lectura de los códigos de barras correspondientes (para dar de alta los lotes/series en BC), además de llevar un control de qué números de serie o lote se envían a cada cliente.
Si este no es su caso, consulte los distintos escenarios aquí propuestos y seleccione el que más se adapte a su empresa.
Configuración del almacén
Lo primero y necesario para poder trabajar con iDynamics Warehouse es dar de alta un almacén, configurado para trabajar únicamente con documentos de venta y compra. Si ya lo ha hecho, puede pasar directamente al siguiente punto de la guía.
Para dar de alta el almacén, busque Almacenes en el buscador de Business Central. Puesto que no va a utilizar ninguna de las opciones de gestión de almacén, lo único que necesitará hacer es darle un nombre y dejar las opciones predeterminadas.
En la captura anterior, se muestra el almacén PRINCIPAL, que viene configurado en la empresa de demostración de Business Central.
Cuentas de inventario
Este es un paso obligatorio en Business Central siempre que se crea un almacén. No es una necesidad particular de iDynamics Warehouse, pero sin esta configuración no será posible recibir ni enviar productos en el almacén.
Desde la ficha del almacén, seleccione la acción Config. registro inventario.
En esta tabla deberá dar de alta un registro por cada grupo de registro de inventario que haya configurado en Business Central, indicando las cuentas en las que se registrarán los movimientos de inventario de este almacén.
El ejemplo anterior corresponde a la configuración necesaria para el almacén PRINCIPAL de la empresa de demos de Business Central.
Configurar empleados de almacén
La tabla de empleados de almacén le permite vincular los usuarios de Business Central a cada uno de los almacenes disponibles, indicando qué almacenes puede gestionar cada uno de ellos. En el caso de iDynamics Warehouse, además, esta tabla nos permite gestionar qué usuarios tendrán acceso a la aplicación móvil y qué opciones tendrán disponibles.
Para comenzar, cree un registro de empleado de almacén en esta tabla para su usuario y para cada uno de los almacenes que desea poder gestionar desde la aplicación móvil. Recuerde marcar la opción iDynamics para dar acceso a través de la aplicación móvil.
Conecte la aplicación móvil
En el momento en que en su empresa exista al menos un almacén, y se haya dado un registro de empleado de almacén con la opción iDynamics marcada, podemos pasar a configurar la aplicación móvil.
Siga esta guía de conexión para conectar la aplicación y, una vez lo haya hecho, continúe con el paso siguiente de esta guía.
Gestión de un pedido de compra
Creación del pedido
Para familiarizarse en el uso de la aplicación, vamos a crear un pedido de compra y gestionarlo desde la aplicación móvil. Para que el pedido aparezca en la aplicación móvil:
- Cree un pedido de compra para cualquier proveedor.
- Seleccione el almacén que haya configurado en la aplicación móvil como almacén de recepción.
- Cree varias líneas de tipo Artículo.
- Verifique que las líneas tienen asignado el almacén en el campo Cód. almacén.
- Lance el pedido de compra.
Una vez lance el pedido, aparecerá automáticamente al entrar a la lista de compras de la aplicación móvil (puede arrastrar la lista hacia abajo para actualizarla, si ya se encuentra en ella).
Un detalle a tener en cuenta: aunque no sea habitual, un pedido podría tener líneas asignadas a distintos almacenes. La aplicación móvil sólo mostrará aquellas líneas que estén asignadas al almacén activo en ese momento y, de hecho, sólo mostrará el documento si existe alguna línea asignada a él.
Asignación/bloqueo del pedido
Dado que la aplicación móvil permite trabajar sin conexión de red durante la gestión de cualquier documento, la aplicación siempre requiere que lo marquemos como bloqueado por el usuario que lo vaya a gestionar y así evitar que dos usuarios lo intenten gestionar al mismo tiempo por error. La asignación se puede realizar de dos maneras: que sea el propio usuario quien bloquee el documento desde la aplicación móvil, o que se asigne directamente el empleado desde Business Central.
Para hacerlo desde Business Central, use la acción Proceso > Asignar empleados/cuestionarios almacén. Esta opción le permite asignar un empleado distinto a cada uno de los almacenes asignados a las líneas del documento.
Si lo asigna desde Business Central, y arrastra hacia abajo en la lista de pedidos de compra de la aplicación móvil (para actualizar la lista), podrá apreciar que su nombre aparece debajo del código de pedido, y que al entrar en el documento este se encuentra disponible para su edición.
Para asignarlo desde la aplicación móvil, utilice la opción disponible en la esquina inferior izquierda, mientras visualiza el documento, o escanee el código de barras de un producto (la aplicación le preguntará si desea bloquear el documento para trabajar con él).
Si lo bloquea desde la aplicación móvil, podrá ver que en Business Central se ha creado un registro en la tabla de asignaciones de empleados/cuestionarios de almacén, igual que si se hubiera realizado desde la acción del pedido de compra.
Para desbloquear un documento desde la aplicación móvil, encontrará una acción en el menú lateral del documento.
Nota: en la pantalla de inicio de la aplicación verá que existe una caja llamada Tareas. En ella el usuario verá todos los documentos, sean del tipo que sea, que le hayan sido asignados.
Lectura de productos
Una vez tenemos el documento bloqueado por nuestro usuario, podemos comenzar a leer códigos de barras e indicar cantidades. En este caso, tenemos varias opciones, dependiendo de si trabajamos con números de series/lotes o no.
Para empresas que trabajen sin series/lotes, el empleado puede seleccionar el producto pulsando sobre él, y confirmar la cantidad usando uno de los botones del panel inferior del documento.
Si se desea que los empleados confirmen las cantidades leyendo los códigos de barras de producto (una lectura = una unidad), puede configurar que cada lectura de un código añada automáticamente una unidad a la línea (por omisión la aplicación sólo hace esto con productos con números de serie o que tengan la cantidad especificada en el código de barras).
Para empresas que trabajen con series/lotes, el empleado puede seleccionar una línea del documento, y comenzar a leer códigos de barras de serie/lote directamente, o leer el código de barras del producto, para seleccionar la línea correspondiente, y a continuación leer todos los códigos de barra de serie o lote que apliquen al producto.
En el vídeo anterior se puede ver el resultado de leer un código de barras 1000, correspondiente a uno de los productos, y a continuación los códigos de barras SN1, SN2, SN3 y SN4, correspondientes a los números de series recibidos. Cuando se lee el primer número de serie o lote, este se asigna directamente a la línea seleccionada, pero cuando existe más de uno (se lee el segundo, SN2 en este caso) la aplicación desglosa la línea en varias sublíneas, una por cada número de serie o lote leído.
Nota: si va a utilizar la cámara de fotos de su móvil o tableta para leer los códigos de barra, le recomendamos que consulte la guía de uso de la cámara de fotos como escáner.
Filtros disponibles
Si lee el código de barras de un producto, verá que la lista se filtra mostrando sólo las líneas del documento que correspondan a él. Pulsando en el botón de filtro de la parte inferior derecha de la lista, puede quitar este filtro y mostrar la lista de productos pendientes de gestionar (o el resumen del documento, si ya se ha finalizado con él).
Además, cuando la lista no esté filtrada por producto, puede pulsar en el mismo botón para alternar entre ver todos las líneas del documento o sólo las pendientes.
Gestionar las líneas del pedido
Sabiendo cómo puede indicar las cantidades recibidas en cada línea (lectura de productos), y cómo usar el botón de filtro para actualizar las líneas visibles en cada momento, es el momento de confirmar las cantidades de todos los productos del pedido, si no lo ha hecho ya.
Para ello, si se va a trabajar seleccionando las líneas manualmente (haciendo tap con el dedo sobre ellas), los pasos a seguir serán:
- Seleccionar línea.
- Leer códigos de barra de series/lotes (opcional).
- Confirmar la cantidad.
- Volver al punto 1 hasta que no queden líneas pendientes.
Y, si se va a trabajar escaneando los códigos de barra de cada producto:
- Leer el código de barras de un producto (la lista se filtrará para mostrar las líneas del producto).
- Leer códigos de barra de series/lotes (opcional).
- Confirmar la cantidad.
- Quitar filtro de producto para ver la lista de líneas pendientes.
- Volver al punto 1 hasta que no queden líneas pendientes.
Recomendamos practicar estos pasos con los empleados que vayan a utilizar la aplicación móvil, ya que van a ser comunes a todos los documentos, y una vez dominados van a permitir gestionar de manera ágil entradas y salidas con la aplicación.
Enviar los datos a Business Central
Una vez bloqueado el documento, la lectura de cantidades siempre se realiza en la aplicación móvil, sin conexión con el servidor salvo en los casos (devoluciones de compra, pedidos de venta) en los que la aplicación compruebe el stock disponible en el almacén para enviar.
Esto significa que los datos están en el dispositivo móvil, pero no en Business Central. Para guardarlos en el servidor, podemos pulsar en cualquier momento la acción de Enviar, situada en la parte inferior izquierda de la lista de líneas.
Una vez enviados los datos a Business Central, veremos que los iconos de modificado (un lápiz sobre un cuadrado) de las líneas del documento desaparecen. Además, si accedemos al pedido de compra en Business Central, veremos que las líneas del pedido tienen el campo Cantidad leída relleno con las cantidades asignadas en la aplicación móvil.
Si hemos leído números de lote o serie para algún producto, podemos pulsar sobre la cantidad leída para mostrar el detalle de ellos.
Registrar las cantidades recibidas
Una vez hayamos actualizado las cantidades de todos (o parte) de las líneas a recibir en el pedido, podemos seleccionar la acción de Enviar y registrar, que se muestra al pulsar en el botón de Enviar.
Esta acción enviará todos los cambios al documento, si los hubiera, y además registrará las cantidades en Business Central.
Si el documento ya no tiene líneas pendientes, la aplicación devolverá al usuario a la lista de documentos. Además, en el pedido de compra de Business Central, podremos comprobar que las cantidades del documento ya aparecen como recibidas y se encuentran disponibles en stock (la acción registra sólo la recepción de las cantidades, no el pedido de compra).
Otros documentos
Aunque el ejemplo anterior correspondía a la gestión de un pedido de compra, el proceso será idéntico para todos los documentos (pedidos de venta, devoluciones de venta y compra, pedidos de transferencia) que pueden ser gestionados desde la aplicación móvil.
Una vez realizada la gestión de un pedido de compra, le recomendamos volver a repetir los pasos del punto anterior, pero con un pedido de venta, para familiarizarse con la aplicación y review the learned concepts.
Otras acciones
Además de gestionar entradas y salidas, los usuarios podrán realizar inventarios de almacén, y consultar información sobre ubicaciones y productos. Y, si cuenta con la versión de pago, podrá crear cuestionarios con los que recoger información adicional a cualquiera de los documentos o líneas gestionados por la aplicación. Pulse en cualquiera de los siguientes enlaces para acceder a las guías correspondientes a cada una de estas funcionalidades:
¿Alguna duda?
Si tras seguir esta guía sigue teniendo alguna sobre el uso de la aplicación, cree que podríamos mejorarla de alguna manera, o ha tenido algún problema configurándolo, por favor, no dude en contactar con nosotros a través de nuestro portal de soporte.