Gestión básica de almacenes
Escenario
Esta es la opción adecuada para clientes que quieren llevar un control sobre la ubicación en la que está almacenado cada producto, pero que no desean toda la funcionalidad que Business Central ofrece, tales como: políticas de ubicación, separar entradas en recepción y ubicación, gestión de zonas, etc.
Para empresas pequeñas o que no quieran llegar más allá del control de stock/ubicaciones, esta es la solución más sencilla, ya que la gestión completa de almacén de Business Central ofrecen mucha más funcionalidad... a cambio de una mayor complejidad de uso.
Si este no es su caso, consulte los distintos escenarios aquí propuestos y seleccione el que más se adapte a su empresa.
Configuración del almacén
Lo primero y necesario para poder trabajar con iDynamics Warehouse es dar de alta un almacén, configurado para trabajar con documentos de picking y almacenamiento de inventario. Si ya lo ha hecho, puede pasar directamente al siguiente punto de la guía.
Para dar de alta el almacén, busque Almacenes en el buscador de Business Central. Cree un nuevo almacén, marcando las opciones de Requerir almacenamiento, Picking requerido y Ubicación obligatoria, tal y como se muestra en la siguiente captura:
Esta configuración especifica que queremos controlar la ubicación en la que se guardan los productos dentro del almacén (Ubicación obligatoria), y que vamos a gestionar las entradas y salidas utilizando documentos de ubicación y picking de inventario (Requerir almacenamiento, Picking requerido).
El motivo de usar documentos de picking y ubicación, en lugar de trabajar directamente con pedidos de venta y compra, es que los documentos de venta/compra no permiten especificar más de una ubicación de origen o destino por línea. Esto significa que, por ejemplo, si se hubieran adquirido 100 unidades de un producto, Business Central obligaría a dejar las 100 unidades en una misma ubicación (y la inversa en ventas). Los documentos de ubicación y picking, no obstante, están especificamente creados para poder gestionar las entrada y salidas y repartir esas 100 unidades en tantas ubicaciones como sea necesario.
Creación de ubicaciones
Para gestionar las ubicaciones en las que se almacenan los productos, primero tenemos que crearlas. Desde la propia ficha del almacén que hemos creado, tenemos la acción Ubicaciones, que nos muestra la lista de ubicaciones del almacén. Y en ella, iDynamics Warehouse añade la acción Crear ubicaciones, que nos permite crear rápidamente los códigos de todas las ubicaciones del almacén.
Para crear las ubicaciones, sencillamente seleccione el número de niveles que desea controlar (ej. pasillo, sección, ubicación) y asigne un rango de códigos a cada uno de ellos. Al aceptar, se crearán todas las combinaciones de códigos correspondientes a los valores indicados.
Detalles a tener en cuenta al usar el asistente de creación de ubicaciones:
- Las etiquetas indicadas en el asistente (pasillo, sección, ubicación) corresponden a los tres niveles más habituales, pero realmente pueden corresponderse a cualquier combinación que se ajuste a su almacén (ej. piso, habitación, pasillo...). Las ubicaciones sólo se definen por un código y el significado de cada parte es el que su empresa desee darle.
- Una vez creadas, y hasta el momento en el que haya movimientos de producto asociados a ellas, las ubicaciones se pueden borrar. O dicho de otro modo, no dude en realizar las pruebas que desee con el asistente, hasta obtener los códigos que desea para su almacén.
- El asistente se puede lanzar tantas veces como se desee (si ya existe un código de ubicación, lo ignorará).
Para poder continuar con esta guía, cree al menos una ubicación en la que poder almacenar productos.
Cuentas de inventario
Este es un paso obligatorio en Business Central siempre que se crea un almacén. No es una necesidad particular de iDynamics Warehouse, pero sin esta configuración no será posible recibir ni enviar productos en el almacén.
Desde la ficha del almacén, seleccione la acción Config. registro inventario.
En esta tabla deberá dar de alta un registro por cada grupo de registro de inventario que haya configurado en Business Central, indicando las cuentas en las que se registrarán los movimientos de inventario de este almacén.
Configurar empleados de almacén
La tabla de empleados de almacén le permite vincular los usuarios de Business Central a cada uno de los almacenes disponibles, indicando qué almacenes puede gestionar cada uno de ellos. En el caso de iDynamics Warehouse, además, esta tabla nos permite gestionar qué usuarios tendrán acceso a la aplicación móvil y qué opciones tendrán disponibles.
Para comenzar, cree un registro de empleado de almacén en esta tabla para su usuario y para cada uno de los almacenes que desea poder gestionar desde la aplicación móvil. Recuerde marcar la opción iDynamics para dar acceso a través de la aplicación móvil.
Conecte la aplicación móvil
En el momento en que en su empresa exista al menos un almacén, y se haya dado un registro de empleado de almacén con la opción iDynamics marcada, podemos pasar a configurar la aplicación móvil.
Siga esta guía de conexión para conectar la aplicación y, una vez lo haya hecho, continúe con el paso siguiente de esta guía.
Gestión de un pedido de compra
Creación del pedido y su orden de ubicación
Para familiarizarse en el uso de la aplicación, vamos a crear un pedido de compra y gestionarlo desde la aplicación móvil usando un documento de ubicación de inventario. Para ello:
- Cree un pedido de compra para cualquier proveedor.
- Seleccione el almacén que haya configurado en la aplicación móvil como almacén de recepción.
- Cree varias líneas de producto.
- Verifique que las líneas tienen asignado el almacén en el campo almacén.
- Lance el pedido de compra.
- Seleccione la acción Proceso > Crear ubicac./picking de inventario...
El diálogo que se mostrará es un poco confuso, porque siendo un pedido de compra la única opción posible es la de crear ubicación de existencias (ubicar los productos recibidos en el almacén), pero este diálogo es común a todos los documentos de venta y compra de Business Central, y por eso muestra siempre todas las opciones disponibles, tengan o no sentido en el documento actual.
Como las opciones seleccionadas se guardan para la siguiente vez que se pulse la acción, recomendamos marcar tanto la opción de Crear ubicación exist. (usada para recibir productos) como la de Crear pick exist. (usada para preparar el envío de productos). Con ambas opciones marcadas, se creará siempre el documento que corresponda (y únicamente ese), dependiendo de si estamos en compras, ventas, o devoluciones.
Aceptemos el diálogo con las opciones especificadas, para crear un documento de ubicación de existencias y continuar con el siguiente paso.
Una vez creado el documento de ubicación, aparecerá automáticamente al entrar a la lista Ubicaciones de la aplicación móvil (puede arrastrar la lista hacia abajo para actualizar, si ya se encuentra en ella).
Nota: si el pedido de compra tuviera asignado varios almacenes a sus distintas líneas, se crearía un documento de ubicación distinto por cada uno de ellos.
Asignación/bloqueo del documento
Dado que la aplicación móvil permite trabajar sin conexión de red durante la gestión de cualquier documento, la aplicación siempre requiere que lo marquemos como bloqueado por el usuario que lo vaya a gestionar, de cara a evitar que dos usuarios lo intenten gestionar al mismo tiempo por error. En este caso, existen dos opciones: que sea el propio usuario quien bloquee el documento desde la aplicación móvil, o que se asigne directamente el empleado desde Business Central.
Para hacerlo desde Business Central, acceda al documento de ubicación creado en el punto anterior, y asigne el empleado usando el campo Id. usuario asignado de la cabecera.
Si lo asigna desde Business Central, y arrastra hacia abajo en la lista de ubicaciones de la aplicación móvil (para actualizar la lista), podrá apreciar que su nombre aparece debajo del código del documento, y que al entrar en el documento este se encuentra disponible para su edición.
Para hacerlo desde la aplicación móvil, utilice la opción disponible en la esquina inferior izquierda, mientras visualiza el documento, o escanee el código de barras de un producto o ubicación (la aplicación le preguntará si desea bloquear el documento para trabajar con él).
Si lo bloquea desde la aplicación móvil, podrá ver que en Business Central se ha actualizado el campo Id. usuario asignado de la cabecera de la ubicación de existencias.
Para desbloquear un documento desde la aplicación móvil, encontrará una acción en el menú lateral del documento.
Nota: en la pantalla de inicio de la aplicación verá que existe una caja llamada Tareas. En ella el usuario verá todos los documentos, sean del tipo que sea, que le hayan sido asignados.
Lectura de la ubicación
El primer paso a realizar siempre, cuando vayamos a manejar productos usando la aplicación móvil, es leer la ubicación en la que vamos a colocar (o de la que vamos a traer) los productos.
A efectos operativos, esto se traduce en que, cuando un operario se mueva por el almacén para dejar uno o varios productos, y llegue a una ubicación, el primer paso será siempre leer su código de barras.
Observaremos que, tras leer el código de barras de la ubicación, la lista se filtrará para mostrar aquellos productos que se encuentren pendientes de traer/colocar. Hablaremos de este detalle un poco más abajo, en el punto de Filtros disponibles.
Además, se mostrará el código de ubicación seleccionada en la parte superior derecha, donde se puede pulsar para consultar los contenidos actuales de la ubicación, según Business Central.
Lectura de productos
Una vez tenemos el documento bloqueado por nuestro usuario, y una ubicación de trabajo activa, podemos comenzar a leer códigos de barras e indicar cantidades. En este caso, tenemos varias opciones, dependiendo de si trabajamos con números de series/lotes o no.
Para empresas que trabajen sin series/lotes, el empleado puede seleccionar el producto pulsando sobre él, o leyendo su código de barras (recomendado), y confirmar la cantidad usando uno de los botones del panel inferior del documento.
Para empresas que trabajen con series/lotes, una vez se ha leído el código de barras del producto/seleccionado su línea, el empleado puede comenzar a leer todos los códigos de barras de serie/lote que correspondan.
Si se usan códigos tipos GS1-128, GS1-QR, etc, donde el propio código de producto y serie/lote viene especificado en un único código de barras, con realizar una única lectura de este código será suficiente para seleccionar la línea y asignar el número de serie y/o lote.
En el vídeo anterior se puede ver el resultado de leer un código de barras 1000, correspondiente a uno de los productos, y a continuación los códigos de barras SN1, SN2, SN3 y SN4, correspondientes a los números de series recibidos. Cuando se lee el primer número de serie o lote, este se asigna directamente a la línea seleccionada, pero cuando existe más de uno (se lee el segundo, SN2 en este caso) la aplicación desglosa la línea en varias sublíneas, una por cada número de serie o lote leído.
Nota: si va a utilizar la cámara de fotos de su móvil o tableta para leer los códigos de barra, le recomendamos que consulte la guía de uso de la cámara de fotos como escáner.
Filtros disponibles
La lista de líneas del documento se filtrará automáticamente cada vez que se lea un código de barras:
- Si es de una ubicación, mostrará los productos pendientes de manejar en esa ubicación (o los ya gestionados, si no hubiera ninguno pendiente).
- Si es de un producto, mostrará todas las líneas asignadas al documento que correspondan al producto leído.
En el segundo caso, cuando hayamos leído un producto, veremos que el botón de filtro de la parte inferior derecha de la lista muestra el código de producto y un aspa, indicando que se puede pulsar en el botón para quitar el filtro. Al quitar el filtro de producto, iDynamics Warehouse mostrará la lista de productos pendientes en la ubicación, o la lista de productos pendientes (en general) si no hubiera ninguno asociado a la ubicación, o la lista completa si ya se ha finalizado con todas las líneas del documento. El objetivo es mostrar inmediatamente al usuario las líneas con las que tiene que continuar trabajando.
Además, cuando la lista no esté filtrada por producto, puede pulsar en el mismo botón para alternar entre ver todos las líneas del documento o sólo las pendientes (en general o para la ubicación activa).
Gestionar las líneas del pedido
Sabiendo cómo puede cambiar la ubicación activa indicar las cantidades recibidas en cada línea (lectura de productos), y como usar el botón de filtro para actualizar las líneas visibles en cada momento, es el momento de confirmar las cantidades de todos los productos de la ubicación de existencias, si no lo ha hecho ya.
Para ello, si se va a trabajar seleccionando las líneas manualmente (haciendo tap con el dedo sobre ellas), los pasos a seguir serán:
- Leer el código de ubicación en la que vamos a dejar los productos.
- Seleccionar línea.
- Leer códigos de barra de series/lotes (opcional).
- Confirmar la cantidad.
- Volver al punto 1 hasta que no queden líneas pendientes.
Y, si se va a trabajar escaneando los códigos de barra de cada producto (recomendado):
- Leer el código de ubicación en la que vamos a dejar los productos.
- Leer el código de barras de un producto (la lista se filtrará para mostrar las líneas del producto).
- Leer códigos de barra de series/lotes (opcional).
- Confirmar la cantidad.
- Quitar filtro de producto para ver la lista de líneas pendientes.
- Volver al punto 1 o 2 (en función de si vamos a cambiar de ubicación o no), hasta que no queden líneas pendientes.
Recomendamos practicar estos pasos con los empleados que vayan a utilizar la aplicación móvil, ya que van a ser comunes a todos los documentos, y una vez dominados van a permitir gestionar de manera ágil entradas y salidas con la aplicación.
Dejar un producto en varias ubicaciones
Para dejar un producto en varias ubicaciones, tenemos en cuenta dos detalles:
- No es necesario leer la cantidad completa de una línea.
- Aunque al leer una ubicación se filtrará la lista para mostrar al usuario los productos pendientes en ella, el empleado puede leer cualquier código de producto asignado al documento, aunque estuviera asignado a otra ubicación originalmente.
Esto significa que, suponiendo que tuvieramos 10 unidades de un producto pendientes de recibir/ubicar, podríamos dejar 5 unidades en la ubicación UB1, a continuación leer el código de otra ubicación (ej. UB2), volver a leer el código del mismo producto... y veremos como la línea se desdobla en tres: una principal con el total de unidades recibidas, otra con el número de unidades dejadas en UB1, y una a cero en la que podemos especificar el número de unidades a dejar en la ubicación UB2.
Enviar los datos a Business Central
Una vez bloqueado el documento, la lectura de cantidades siempre se realiza en la aplicación móvil, sin conexión con el servidor salvo en los casos (ej. picking) en los que la aplicación compruebe el stock disponible en el almacén para enviar.
Esto significa que los datos están en el dispositivo móvil, pero no en Business Central. Para guardarlos en el servidor, podemos pulsar en cualquier momento la acción de Enviar, situada en la parte inferior izquierda de la lista de líneas.
Una vez enviados los datos a Business Central, veremos que los iconos de modificado (un lápiz sobre un cuadrado) de las líneas del documento desaparecen. Además, si accedemos al documento de ubicación de existencias de Business Central, veremos que las líneas tienen el campo Cantidad leída relleno con las cantidades asignadas en la aplicación móvil.
Pulsando sobre la cantidad leída podremos comprobar la ubicación o ubicaciones donde finalmente se han dejado los productos y en qué cantidad, además de los números de serie o lote recibidos, si correspondiera.
Registrar las cantidades recibidas
Una vez hayamos actualizado las cantidades de todos (o parte) de las líneas a recibir, podemos seleccionar la acción de Enviar y registrar, que se muestra al pulsar en el botón de Enviar.
Esta acción enviará todos los cambios al documento, si los hubiera, y además registrará el documento de ubicación de inventario de Business Central.
Si el documento ya no tiene líneas pendientes, la aplicación devolvera al usuario a la lista de documentos. Además, en el pedido de compra de Business Central, podremos comprobar que las cantidades del documento ya aparecen como recibidas y se encuentran disponibles en stock.
Nota: el vídeo anterior corresponde al registro de un documento de compra, pero el funcionamiento es idéntico en todos los documentos gestionados por iDynamics Warehouse.
Otros documentos
Aunque el ejemplo anterior correspondía a la gestión de un pedido de compra y su ubicación, el proceso será idéntico para todos los documentos (pedidos de venta, devoluciones de venta y compra, pedidos de transferencia...) que requieran salidas o entradas de almacén, cambiando sencillamente entre pickings o almacenamientos de existencias, en función de la acción a realizar.
Una vez realizada la gestión de un pedido de compra, le recomendamos volver a repetir los pasos del punto anterior, pero con un pedido de venta (generando su picking de existencias a gestionar en la aplicación móvil), para familiarizarse con la aplicación y repasar los conocimientos adquiridos.
Además, algunos tipos de documentos (ej. ordenes de producción), pueden crear ordenes de movimiento de existencias, que tienen la particularidad de traer unidades de una ubicación para llevarlas a otra. En estos casos, en la parte superior izquierda de la lista de líneas encontrará una acción con la que alternar entre las acciones de traer y colocar.
Otras acciones
Además de gestionar entradas y salidas, los usuarios podrán realizar inventarios de almacén, mover productos libremente, y consultar información sobre ubicaciones y productos. Y, si cuenta con la versión de pago, podrá crear cuestionarios con los que recoger información adicional a cualquiera de los documentos o líneas gestionados por la aplicación. Pulse en cualquiera de los siguientes enlaces para acceder a las guías correspondientes a cada una de estas funcionalidades:
¿Alguna duda?
Si tras seguir esta guía sigue teniendo alguna sobre el uso de la aplicación, cree que podríamos mejorarla de alguna manera, o ha tenido algún problema configurándolo, por favor, no dude en contactar con nosotros a través de nuestro portal de soporte.