Documentos de almacén
Introducción
En almacenes donde se haya activado toda la funcionalidad de gestión de almacén disponible en Business Central (almacenes avanzados) contaremos con documentos para gestionar recepciones, envíos, picking, almacenamientos, y actividades de movimiento.
En almacenes donde únicamente se hayan activado las opciones de ubicación obligatoria, requerir almacenamiento y picking requerido (almacenes básicos), contaremos con los documentos de ubicación de inventario, picking de inventario y movimiento de inventario.
Sea un almacén básico o avanzado, todos los documentos anteriores son susceptibles de ser gestionados mediante la aplicación móvil de iDynamics Warehouse. La manera de trabajar en todos ellos, cuando van a ser gestionados desde la aplicación móvil, es similar:
- Se crea el documento en Business Central.
- Se asigna el documento a un empleado, o se deja que sea el propio empleado quien lo bloquee desde la propia aplicación.
- El operario de almacén procesa el documento, realizando las tareas oportunas.
- El operario confirma desde la aplicación móvil que ha terminado enviando la información a Business Central.
- Si el operario puede registrar documentos, este se registra automáticamente. En caso contrario, el documento se queda marcado como Procesado, pendiente de que alguien lo registre en Business Central.
Si no lo ha hecho ya, consulte la guía de inicio de almacenes básicos o la guía de inicio de almacenes avanzados, según sea su caso. En ellas se describe, paso a paso, cómo gestionar un pedido de compras usando iDynamics Warehouse, incluyendo los distintos documentos de almacén asociados a la recepción del pedido.
A efectos de Business Central, iDynamics Warehouse apenas varía la funcionalidad estándar. Todas los datos enviados por cada usuario se almacenan en una tabla llamada Búfer de lecturas. En el momento de registrar cada documento la aplicación consultará dicha tabla y, si se han enviado datos desde la aplicación móvil, se aplicarán las cantidades (y números de seguimiento, si corresponde) a las líneas del documento, antes de seguir el proceso estándar de registro de Business Central.
Asignación de empleados
iDynamics Warehouse utiliza el campo estándar Id. usuario asignado disponible en todos los documentos de almacén. Si desde Business Central se asigna un empleado de almacén en este campo, al usuario correspondiente de la aplicación móvil le aparecerá el documento como asignado y en su lista de tareas.
De la misma manera, las acciones de bloquear o desbloquear documentos de la aplicación móvil asignarán o vaciarán el valor de este campo.
En cada momento sólo puede haber un operario trabajando con un documento de almacén. Si un documento está asignado a un empleado, el resto podrán consultar su información, pero no podrán actualizar sus datos.
Cantidad leída
En las líneas de los documentos de almacén se añade un nuevo campo llamado Cantidad leída. En él se muestra la cantidad procesada desde la aplicación móvil, y pulsando en el valor se puede ver el detalle de lecturas enviadas por el usuario para la línea.
En el momento de registrar el documento, sea desde la aplicación móvil o desde el propio Business Central, el valor de este campo se copiará al campo Cantidad a recibir/manejar/enviar (según el documento).
Nota: una vez se han recibido lecturas para una línea desde la aplicación móvil, la cantidad a manejar de la línea dejará de ser editable, ya que la cantidad especificada por el empleado de almacén tomará preferencia.
Orden de las líneas
En la aplicación móvil se permite ordenar las líneas de un documento por varios criterios. El orden predeterminado es por el campo Sorting Sequence No. de Business Central, seguido del número de línea.
Esto significa que, de manera predeterminada, el operario verá las líneas en el orden que aparecen en el documento, pero esto podría personalizarse creando una extensión que asignara un valor al campo Sorting Sequence No. siguiendo los criterios que el cliente considere adecuados.
Información extra asociada a las líneas
Todas las líneas de documento de almacén cuentan con un campo llamado *IDPWHS Extra Info" que puede personalizarse para indicar información adicional que resulte útil a los empleados de almacén (color, material, fabricante, notas...). La información detallada en él se mostrará al visualizar la línea en la aplicación móvil.
El capítulo Desarrolladores incluye más información sobre esta y otras personalizaciones que son habituales en el despliegue del producto.
Documentos procesados
Si se activa la opción de Registro automático en la configuración del empleado de almacén, los usuarios podrán registrar los documentos al acabar con ellos. Si esta opción no se activa, no obstante, cuando los empleados finalicen con un documento se marcará el check de Procesada, disponible en todas las cabeceras de documento de almacén.
Una vez procesados, estos documentos podrán ser revisados por un encargado de almacén que los registre finalmente.
Particularidades por documento
Recepciones
Las líneas del documento de recepción cuentan con un campo Cantidad en la nota de entrega, oculto por omisión. En caso de que alguna de las líneas del documento tenga un valor especificado en este campo, la aplicación móvil usará este campo en lugar del de Cantidad pendiente como valor esperado/máximo.
El objetivo es que, en recepciones parciales, los encargados de almacén puedan rellenar este campo con los datos de la nota de entrega del proveedor. De manera que se detecten errores en caso de que la cantidad recibida no coincidiera con la esperada, aunque realmente la cantidad pendiente fuera mayor.
En el caso de trabajar con productos con seguimiento, la aplicación móvil permite especificar los lotes y/o números de serie recibidos. En este caso, en el momento de registrar el document, iDynamics Warehouse actualizará las líneas de seguimiento de cada línea de recepción con los datos obtenidos desde la aplicación móvil.
Almacenamientos de almacén
En función de la opción configurada a nivel de almacén los usuarios de la aplicación móvil indicarán las cantidades de las líneas de traer y colocar, o sólo las de colocar. En este segundo caso, en el momento del registro la aplicación no sólo aplicará la Cantidad leída al campo Cantidad a manejar, si no que además buscará su línea equivalente de traer y aplicará también la cantidad correspondiente.
Las ubicaciones asignadas desde Business Central se tratarán únicamente como una recomendación. A efectos prácticos, el operario podrá dejar el producto en una ubicación distinta, o incluso dividirlo en varias.
En caso de que el producto tenga configurado en su ficha una unidad de almacenamiento distinta de la unidad de medida base, la aplicación permitirá alternar entre ambas pulsando sobre el código de la unidad, en el panel de cantidades. Esto le permitirá indicar la cantidad en cualquiera de las dos unidades de medida.
Almacenamientos de inventario
Idéntico a almacenamientos de almacén, pero para almacenes básicos. Dado que en este caso no hay una recepción previa, no hay líneas de traer y colocar: sólo existirá la opción de indicar la ubicación dónde se dejan los productos.
Al igual que en recepciones, el operario puede asignar los números de lote o serie que se reciban, si no venían preasignados desde Business Central.
Picking de almacén
Similar a almacenamientos de almacén, los usuarios de la aplicación móvil podrán indicar las cantidades/productos seleccionados en las líneas de traer o colocar, o solo en las de traer, en función de lo configurado a nivel del almacén.
En caso de gestionar productos con seguimiento (lote y/o número de serie) la libertad de acción de los usuarios dependerá de los valores asignados a las líneas: si las líneas de picking ya llevan asignado lote o nº de serie, será obligatorio traer del almacén los lotes o series especificados. Si, por contra, las líneas del picking se generan sin seguimiento, la aplicación móvil permitirá seleccionar cualquier lote o número de serie de los productos asignados.
Las ubicaciones asignadas desde Business Central se tratarán únicamente como una recomendación. A efectos prácticos, el operario podrá traer el producto de una ubicación distinta, o incluso completar una línea trayendo unidades de varias ubicaciones.
Igual que en almacenamientos de almacén, el usuario podrá indicar las cantidades en unidad de medida base o de almacenaje, en caso de que sean distintas.
Picking de inventario
Idéntico a picking de almacén, pero, al igual que en almacenamientos de inventario, en este caso sólo existe una línea por producto en la que indicar la cantidad que se ha traído de cada ubicación.
Envíos
Los empleados de almacén no podrán gestionar envíos mientras que haya algún picking activo asociado a él. Adicionalmente, en la aplicación móvil sólo se visualizarán aquellos envíos que hayan sido lanzados.
Actividades de movimiento de almacén e inventario
El funcionamiento es similar al de los movimientos ad hoc, en el sentido de que habrá que leer las cantidades que se traen y las cantidades que se dejan, con la diferencia de que en este caso los productos y cantidades ya vienen dados. Las ubicaciones también vendrán pre-asignadas, aunque el usuario podrá modificarlas según lo que se haya configurado en su ficha de empleado.