Primeros pasos
Introducción
Si acaba de instalar iDynamics Commissions 365 Sales por primera vez, bien sea porque lo va a poner en producción o está evaluando si cubre sus necesidades, este documento le servirá de referencia para ponerlo en marcha y le ayudará a familiarizarse con el producto.
Es importante señalar que son necesarios dos componentes:
- iDynamics Commissions 365 Sales. Solución para entorno Dynamics 365 Sales. Permite la visualización de las comisiones y ventas generadas en Business Central por nuestra aplicación iDynamics Commissions dentro de Dynamics 365 Sales, lo que facilita las cosas a los vendedores al poder verlas en el entorno que ellos utilizan a diario.
- iDynamics Commissions 365 Sales Connector. Extensión para Business Central. Se trata de un conector que, una vez configurado, hará que las comisiones y ventas se sincronicen automáticamente, como el resto de entidades que se sincronizan de forma estándar entre Business Central y Dynamics 365 Sales.
Instalación
Solución Dynamics 365 Sales
Si no lo ha hecho todavía, el primer paso para empezar a utilizar iDynamics Commissions 365 Sales es instalar la solución en su entorno Dynamics 365 Sales desde AppSource.
Es requisito necesario que el entorno Dynamics 365 Sales tenga instaladas las soluciones estándar de integración con Business Central o, de lo contrario, causará error su instalación.
La solución es solo para Dynamics 365 Sales Saas.
Extensión Business Central
A continuación, hay que instalar una extensión en el entorno Business Central conectado de forma estándar con el entorno Dynamics 365 Sales en que se ha instalado la solución iDynamics Commissions 365 Sales. Se trata de la aplicación iDynamics Commissions 365 Sales Connector, y se puede descargar desde AppSource.
Es requisito necesario que esté instalada nuestra extensión iDynamics Commissions en el entorno Business Central por lo que, si no lo está, hay que instalar primero esta extensión, que se puede descargar también desde AppSource.
La extensión es solo para Business Central Saas.
Configuración
Dynamics 365 Sales
Debe configurarse la seguridad para que cada vendedor vea solo sus datos (ventas y comisiones), y también para que ciertos usuarios, como los directores comerciales, puedan ver los datos de todos los vendedores.
En este punto aún no hay comisiones y ventas en Dynamics 365 Sales, pero es mejor configurarlo para que, una vez se sincronicen los datos, cada usuario vea solo los que le corresponde.
Business Central
Hay que configurar el conector para automatizar la sincronización de comisiones y ventas desde Business Central con el entorno Dynamics 365 Sales conectado ya de forma estándar.
Adicionalmente, se puede activar el servicio web para la previsión de comisiones desde Dynamics 365 Sales. Este es el paso más complejo de configurar, por lo que se puede dejar para el final y configurar solo en este momento las sincronización de comisiones y ventas.
Sincronización inicial (Business Central)
Una vez activada la sincronización de comisiones y ventas con Dynamics 365 Sales hay que hacer una sincronización inicial de todas las existentes en Business Central.
Importante hacerla antes del siguiente paso de activación de la sincronización automática, o de lo contrario, podrían producirse muchos errores al haber tablas relacionadas y no haber dado tiempo a sincronizarse los registros de los que dependen.
Comprobación datos (Dynamics 365 Sales)
Una vez finalizada la sincronización inicial de todas las comisiones y ventas existentes en Business Central, hay que comprobar que pueden verse correctamente en el entorno Dynamics 365 Sales conectado, comprobando además que se cumplen los requisitos de seguridad configurados, esto es, que cada vendedor que así se haya especificado vea solo sus datos y ninguno más, y que los usuarios configurados para poder verlos todos, ven los datos de todos los vendedores.
Para ello, hay que abrir la app Commissions dentro del entorno Dynamics 365 Sales y ver y analizar los registros generados de comisiones y ventas.
Activación sincronización automática (Business Central)
Una vez comprobada que la sincronización inicial de todas las comisiones y ventas ha finalizado correctamente y pueden verse desde el entorno Dynamics 365 Sales con la seguridad requerida (que cada vendedor vea solo sus datos y haya usuarios que puedan verlos todos), hay que activar la sincronización automática para que las nuevas comisiones y ventas que se registren a partir de este momento, o la modificación de las existentes, se sincronicen con el entorno Dynamics 365 Sales de forma desatendida.
Adicionalmente puede activarse el aviso por correo electrónico de errores de esta sincronización para mayor comodidad para el usuario, que no tiene que hacer nada más desde Business Central, no obstante, puede consultar si así lo desea el registro de esta sincronización para estar seguro de que está al día y no se han producido errores.